ネットワーク上で多くの人が利用するので、バックエンドはSQLServerなどがあれば安心ですが、それぞれの学校の事情もあるでしょうからAccess単体での運用でもしかたありません。
その場合でも単独のファイルではなく、バックエンドを分離しておいた方が安全です。バックアップはとっておきましょう。
ただ、データを蓄積して再利用するとしても出席統計ぐらいかもしれません。日々の印刷が終われば正式書類としては検印をうけた日誌がバインダーに綴じられるわけですからそう神経質にならなくてもいいでしょう。
テーブル設計を見ます。
1.教員テーブル UserName
2.クラステーブル T_class
3.日々のデータテーブル T_everyday
この3つが基本です。特別なことはありませんが、同一クラス・同一日をキーに二重登録をチェックします。
補足として、記事欄も入力できるようにしておくと便利かもしれません。しかし、記事欄はその日によって多いことも少ないこともあるので、固定的に扱うのは難しいです。
小生が担当者なら手書きは嫌なので入力したいと思いますが、運用を強制するのは好ましくありません。
将来的な拡張機能として用意しておく程度にします。
4.記事用テーブル T_kiji
日付と管理したい記事項目の分だけテキストフィールドがあればよいでしょう。
入力系は、新規登録と訂正だけなのでほとんど説明することはありません。
未入力のチェック画面を紹介します。
管理者画面から未入力チェックを選択すると図のようなフォームが開き学年別の未入力クラスが表示されます。
学年別のサブフォームを埋め込んであります。
データソースはT_classテーブルと当日登録クラスとの差分クエリです。
学年別に見やすくしただけです。